Gestiona tu tiempo de forma eficiente

Volvemos de vacaciones y uno de los propósitos profesionales que nos solemos hacer es “a partir de hoy voy a manejar mejor mi agenda, mis tareas”. Y nos volvemos locos haciendo matrices, cuadros, midiendo tiempo, días, horas… cuando, realmente, tan sólo te hace falta una lista de tareas concreta para el día de hoy y ser fiel a ella.

Éste es el primero de cuatro artículos que dedicados a la gestión del tiempo.

Nuestro primer problema con las listas de tareas es que son inagotables. Todos tenemos más trabajo del que podemos hacer en 8 horas. Así, tus tareas irán aumentando cada vez más. Algunas personas llevan una libreta con todo lo que hay por hacer, y van tachando a medida que completan una u otra tarea. No funciona. Lo realmente efectivo es tener una lista de tareas limpia y clara para el día de hoy. 

Si no acotamos y definimos lo que es para hoy nunca llegaremos a cumplirlo.

Nuestro segundo problema con las listas de tareas es que somos poco realistas. Queremos hacerlo todo para hoy y empezamos a llenar esta lista pensando en “todo lo que me gustaría que se hiciera hoy” y claro, el pensamiento es muy ambicioso. Otra cosa es la realidad. No contamos con que muchos días entre un 20 y un 40% de nuestro tiempo lo roban otros, aparecen urgencias e imprevistos que no habíamos tenido en cuenta.

Si de costumbre llenas una lista con 10 tareas y sólo cumples 4 te irás a casa con sensación de fracaso. Por lo tanto, ponte las tareas que debes hacer y estás prácticamente seguro que podrás hacer.

Nuestro tercer problema es que dejamos que la corriente nos lleve, es decir, no enfocamos. En tu día a día te puedes dejar llevar por la corriente o puedes tomar el timón. Cuando llenas una lista de tareas y de dejas llevar por la corriente acabas en lugares a los que no querías ir. Sin embargo, cuando pones límites a conversaciones poco productivas, cuando limitas el tiempo que vas a dedicar a algo, cuando te enfocas en resolver algo, entonces eres resolutivo.

Para no dejarnos arrastrar por la corriente, debes ser proactivo. Para ello, debes esforzarte para que las cosas ocurran, para que tus tareas se hagan. Hoy, en tu lista, pone que debes llamar a Carlos para cambiar la fecha de una cita que tienes con él. Le llamas un par de veces durante la mañana, pero no te haces con él. El tema lo dejas para mañana, acaba siendo una de esas tareas que pasan de día en día, y que genera estrés por no estar haciéndose. Sin embargo otra persona parecida a ti y con la misma situación, en lugar de quedarse parado consigue lo que se propone insistiendo: Llama a Carlos un par de veces, le envía un whatsApp, le envía un email y finalmente llama a un compañero suyo que le pasa con Carlos, que está sentado en la mesa de al lado, pero que hoy estaba tan ocupado que no te prestaba atención. Cambias tu cita para la semana que viene, cumples tu tarea.

Las personas más proactivas son las que hacen que las cosas ocurran. Nunca nada está en su tejado, consiguen movilizar la energía a su alrededor para que las tareas se acaben cumpliendo:

• Una persona reactiva dirá: “todavía no me han dado contestación” / “les envié un email” / “quedaron en que me llamarían”.
• Una persona proactiva lo hará posible sea como sea.

La cuestión es que la mejor técnica de gestión del tiempo es hacerse una lista sencilla de tareas para el día que empieza, y ser fiel a ella como si no hubiera un mañana. Eso sí, cuando hagas la lista acuérdate de pensar en lo más importante y establecer las prioridades necesarias.