Reuniones de trabajo: 5 pasos para la excelencia

Cuando una empresa trabaja en equipo, es importante que todo él vaya a una. Que la empresa tenga una estrategia clara y que ésta sea conocida por todos los empleados. A menudo olvidamos que una clínica veterinaria es una empresa y no una empresa al uso, sino una empresa donde todos sus miembros dependen unos de otros. Toda tarea es fundamental y el no hacerla correctamente tiene un impacto negativo en todos los miembros del equipo.

El gestor de la clínica debe saber cómo preparar las reuniones de trabajo que, en muchas ocasiones, se prevén tensas para así evitar o, al menos minimizar, los conflictos. Por eso, te ofrezco algunas pautas para mejorar estas reuniones que son tan necesarias para el buen funcionamiento de la clínica.

1.- Planificación previa

Días antes de la reunión ve averiguando cuáles son los temas que el equipo quiere discutir. Habla con ellos, pregunta y hazte un esquema mental de los puntos más importantes y sensibles a tratar. Luego establece una agenda clara y detallada para la reunión con el orden del día, puntos específicos a tratar y objetivos definidos. Es importante que establezcas la duración aproximada, no sólo de la reunión sino de todos y cada uno de los temas a tratar. Es importante que los tiempos sean limitados, ir al grano para dar pie a debates improductivos. Asegúrate de que todos los participantes tengan acceso con anticipación a la agenda de la reunión para que puedan prepararse también su parte.

2.-Estructura la reunión

Organiza los puntos importantes y otorga turno de intervención por orden al igual que los turnos para que pueda hablar quien lo desee, pero siempre, pero, eso sí, gestionando el tiempo para que no se alargue demasiado. Prepara toda la documentación necesaria ya que ir preparado una reunión hará que te sientas más relajado. 

3.- Establece reglas básicas 

Al empezar la reunión, lee la agenda de esta en voz alta, así como los objetivos y establece una serie de normas básicas como respetar el turno de palabra, evitar interrupciones y mantener un tono proactivo. Fomenta también la escucha activa entre empleados permitiendo que todos los participantes expresen sus opiniones y preocupaciones y donde todos se sientan valorados. La colaboración y no el enfrentamiento tiene que estar presente en todo momento.

4.- Cierra con acuerdos claros

Al finalizar la reunión, resume en voz alta los acuerdos alcanzados y define las acciones concretas que se deben llevar a cabo los próximos días o semanas. Asegúrate de que todos estén de acuerdo con los siguientes pasos y asigna las tareas una a una dejando claro las responsabilidades y plazos. Posteriormente, envía estas conclusiones por escrito a todas las personas implicadas.

5.- Haz un seguimiento

Después de la reunión, es bueno llevar un seguimiento de lo acordado y analizar su evolución hasta su consecución. Preguntar, pedir informes y controlar de cerca cómo van las cosas te permitirá adelantarte a posibles dudas o problemas y solventarlos con margen de tiempo. 

Como recomendación, es muy importante enfocarse en las soluciones y no en los conflictos, pero también es necesario que como líder valides las emociones que vayan surgiendo. Recuerda que las actitudes positivas se reconocen en público y las negativas se corrigen en privado. Por lo tanto, si durante la reunión alguien plantea una situación conflictiva que sólo le afecta a él o bien que la plantea de una forma incorrecta, haz lo posible por zanjar el tema durante la reunión y reúnete en privado con el empleado en cuestión. Es posible que entonces puedas resolver el problema de forma más positiva para todo el equipo.

Te aseguro que implementar estas ideas en las reuniones te ayudará a mantener un ambiente de trabajo más positivo y productivo.

Recuerda escribirme a jordi@jordigimeno.com si quieres que te eche una mano en la gestión de tu clínica