10 trucos para no perder el tiempo en una reunión

Creo que todos los que hemos trabajado en empresas, principalmente en multinacionales, hemos asistido en reuniones durante las cuales nos hemos preguntado: “ ¿Qué estoy haciendo yo aquí? ”. Mucha gente en la misma sala, sin un objetivo claro, sin un problema o situación a discutir sabido por todos,…..esto hace que las reuniones en las empresas sean unos de los “agujeros negros” de la productividad personal y de grupo.

Jordi Gimeno (15/7/12)

Cierto es que habrá ocasiones en que poco podemos hacer para mejorar nuestra situación, bien porque “el jefe manda” o porque no somos nosotros los que convocamos la reunión pero, aquí tienes una serie de consejos o pistas que creo pueden funcionar en cualquier entorno y que pueden aplicarse en casi cualquier empresa.

Siempre podemos hacer algo y mejorar el entorno y las condiciones de la reunión: hablar con nuestros compañeros, hacerles ver las ventajas y los beneficios de estas medidas, compartirlas también con nuestro jefe y ser entusiasta… y, desde luego, en lo que a nosotros respecta, aplicarnos estas y otras medidas para mejorar cada día en nuestras reuniones.

1.- Antes de empezar: Objetivos claros

En no pocas ocasiones nos ha entrado por Outlook una invitación que dice: “Reunión a las 10:00 para hablar de varios temas”. Resulta que son las 09:30 y además los “varios temas” no tenemos ni las más remota idea que cuáles son. Pensamos para nosotros “mira, uno que ha llegado a la oficina y no tiene nada mejor que hacer”.

Además de comunicar la reunión con suficiente tiempo, ser claros y precisos con el propósito de la reunión es facilitar su éxito mucho antes de que comience. Si vamos a tratar un conflicto o un problema que nos hemos encontrado en nuestro proyecto o el lanzamiento de un nuevo producto, comuniquémoslo clara y abiertamente. Todos sabrán a qué atenerse, llevarán su material preparado, habrán pensado en alguna idea y una vez comenzada la reunión evitarás tener que hacer una larga introducción que se podría haber evitado previamente.

Si no eres tú quien la convoca, intenta hacerle ver al responsable la importancia de saber qué asuntos vais a tratar. Todos estaréis mejor preparados y obtendréis mejores resultados, y él o ella serán los primeros beneficiados. Una vez más hay que actuar con iniciativa y ser proactivos. 

2.- Convoca con tiempo

No hay nada más molesto que el interminable goteo de personas que van llegando a la sala de reuniones y que impide comenzar la reunión a la hora. “Es que estaba atendiendo una llamada”, “es que he ido a por un café para la reunión”. Sea como fuere, rara vez comienzan a su hora y es fácil escuchar frases como: “¿quién falta?, ¿estamos todos?”. Sé estricto con la puntualidad y, si eres el organizador, remárcalo en la nota de convocatoria. Fuerza la puntualidad, por respeto al grupo y a ti mismo. Si los asistentes se empeñan en perpetuar la impuntualidad, intenta convocar la reunión cinco o siete minutos antes o bien hazle ver al responsable las ventajas e inteligencia de convocar a la gente unos minutos antes. De todas formas, “que no se te vea el plumero” ya que hay gente que si percibe que convocas a las 09:55 para empezar a las 10:00, llegarán a las 10:00 o incluso más tarde. Convocar a la misma hora de la reunión es sinónimo de empezar tarde.

3.- Remarca los objetivos al comenzar

Si eres tú quien dirige la reunión, al comenzar puedes decir en voz alta los objetivos de la reunión pero hazlo de forma muy breve y directa. Si habéis cumplido el primer punto todos sabréis el propósito de la reunión pero es importante declararlo “en alto”. No des rodeos ni divagues. Marca uno, dos o tres puntos —objetivos— a cumplir empezando por la frase: “Al salir de esta sala tenemos que…”

Además, anima a los participantes a ser claros y precisos en sus intervenciones. Y si no eres tú quien conduce la reunión, aplícate la receta y trata de ser eficaz en tu participación. ¿Qué quieres contar? Dilo sin rodeos, de forma concisa, breve y clara.

4.- Reuniones cortas pero frecuentes

Práctica habitual: no verse durante mucho tiempo y convocar maratonianas reuniones para intentar “arreglarlo todo”. Esto hace que a medida que va pasando la reunión, la gente pierde la concentración, se distrae y, sobre todo, se cansa; resultado: pérdida de tiempo para todos.

Debemos hacer reuniones cortas pero más frecuentes, que nos permitan centrarnos en pocos temas. Esto permite mantener alto el nivel de atención de los asistentes al mismo tiempo que nos obliga a ser breves, concisos y a llegar a objetivos o conclusiones claras.

5.- El material preparado y aprendido

En la convocatoria de la reunión, es importantísimo indicar quién deberá intervenir y qué deberá presentar, exponer o explicar un problema que ha habido en la ejecución del proyecto, asegúrate que esa persona tiene el material preparado antes de la reunión. Es una falta de respeto y tiempo ponerse a preparar el material o a rebuscar entre los papeles cuando ya estáis todos sentados y todos le estáis mirando.

Y desde luego, si eres tú la persona que ha de intervenir, estudia y prepara antes los datos y tu intervención. Se proactivo, inteligente y consecuente con tus objetivos personales y los de tu empresa.

6.- Toma notas activamente y concéntrate

Las palabras se las lleva el viento, así es que, toma nota de aspectos relevantes de la reunión. Especialmente en las reuniones largas es muy fácil perder la concentración y dejar volar nuestros pensamientos muy lejos de la sala en la que estamos. Tanto para evitar estos despistes como para sacar lo mejor de la reunión, puedes tomar notas activamente de lo que dicen unos y otros, y concentrarte en la persona que está hablando, en cada una de sus palabras y frases.

Adicionalmente puedes recordar al empezar y durante la reunión por qué estás ahí, cuál es tu motivación personal y tus objetivos. Dale un sentido a esa tarea.

7.- ¿Eres necesario en esa reunión?

Yo lo he vivido: llegar a la reunión, tener una agenda clara y unos puntos a tratar muy específicos, ver la audiencia y preguntarme, “¿qué hago yo aquí?” La solidaridad y el compañerismo son grandes tesoros personales pero meterte en una reunión sólo por si acaso te necesitan o para “ver qué se cuece” en ella, no son razones suficientes ni inteligentes para sacrificar otras tareas y actividades de las que seguramente deberías ocuparte.

Antes de decir “sí” a una reunión hazte estas sencillas preguntas: “¿de verdad me necesitan?, ¿voy a aportar algo sustancial al grupo?, ¿voy a conseguir con esa reunión algo real y tangible para mis objetivos o mi proyecto?”

8.- No a las distracciones

Teléfono móvil, Whatsapp, BBM, email,…… Hace no tanto tiempo no disfrutábamos de esas tecnologías y también salía el sol por el Este. ¿Qué quiero decir con eso?, que apagar esos dispositivos (y otros) durante la reunión, no va a parar el mundo y nos va a ayudar a ser más eficientes durante la misma.

Es importante también que gente externa a la reunión no nos interrumpa durante la misma.

9.- Marca un tiempo para la reunión

“Reuniones interminables”… otro de los males que vivimos en muchas oficinas. Por supuesto que hay imprevistos, que el debate puede ser rico y las conversaciones o réplicas entre unos y otros pueden prolongar el tiempo fijado para la reunión. Pero si hemos cumplido la mayoría de los anteriores puntos tendremos muchas más posibilidades de evitar que se dilaten en exceso.

Al comienzo, al declarar el objeto y objetivos de la reunión, fija un tiempo máximo para la reunión e intenta cumplirlo a raja tabla. Si comenzáis a la hora, hacéis reuniones con frecuencia, tenéis preparado bien el material y las intervenciones son breves y directas, veréis que es mucho más fácil ajustarse al horario. En el “calor” de la reunión, procurar que las intervenciones sean cortas y aporten algo al grupo. Debemos huir de las opiniones personales que no aportan ningún valor.

10.- Objetivos claros a la salida

Antes de abandonar la sala es muy importante que cada persona sepa claramente qué es lo que se espera de ella. Qué ha de hacer, cuándo, con quién y para qué fecha. Marcar objetivos a la salida es fundamental y hacerlos públicos más.

Es muy común que sea el jefe quien diga “tú tienes que hacer esto, tú lo otro…” Yo soy más partidario de dejar los últimos 5 minutos de la reunión para hacer una “ronda” en la que cada uno de los participantes diga en voz alta su objetivo —compromiso—: “yo me voy a encargar de hablar con ese proveedor”, “yo prepararé la documentación y presentación para ese cliente”, “yo me ocuparé de seleccionar los currículos”, etc.

De este modo los objetivos quedarán nítidamente definidos y obtendréis un compromiso público de cada uno que supone un primer paso para hacer la tarea.

¿Es tu empresa una esclava de las reuniones? O por el contrario, ¿se organizan cuando son necesarias y se saca todo el partido posible?. Analiza tu situación y si ves que algo falla, pon los medios necesarios para incrementar la eficiencia. Todos saldréis ganando!!!!!