8 áreas claves en la optimización de costes (I)

La gestión de costes es una de las tareas más importantes para cualquier empresa. No digo reducción de costes sino optimización ya que reducir costes sin optimizarlos previamente puede ser contraproducente para la empresa.

En este artículo veremos cómo podemos optimizar costes con una correcta gestión de varias de las áreas más importantes de la empresa como son: proveedores, venta de productos y servicios, compras y stock, costes financieros, energía, clientes, telefonía y seguros.

1.- Gestión de proveedores

En los últimos años, toda la cadena de suministro ha experimentado un aumento de precios como hacía mucho tiempo que no se veía. En muchos casos, las clínicas veterinarias no han trasladado este aumento de costes al consumidor provocando una caída tremenda de los márgenes de contribución. Para compensar esta situación, debemos cambiar la forma de gestionar el stock de las clínicas buscando proveedores más cercanos que puedan adaptarse a nuestras necesidades. Aquí el ahorro viene por la búsqueda de la eficiencia: precios de compra competitivos, rapidez de suministro y apoyo comercial a la clínica por parte de sus proveedores

Hay que apostar por una gestión de las compras más profesionalizada, es decir, una racionalización de los proveedores y una revisión estratégica de las condiciones de compra, porque tanto los costes unitarios de compra como los costes asociados a la operación de la compra son fuentes de posible ahorro. Hay que revisar costes directos e indirectos, unitarios y agregados y trabajar por una buena alineación de la estrategia comercial y la estrategia de cadena de suministro en cuanto a la disponibilidad de stock. También debemos valorar los costes de oportunidad, es decir, aprovechar ofertas y promociones de aquellos productos clave en nuestra estrategia comercial.

2.- Una mejor gestión de las categorías

Muy a menudo veo exceso de oferta en las clínicas veterinarias, no sólo de productos de una misma categoría sino también de demasiadas categorías de producto. Debemos establecer nuestra propia estrategia de categorías de productos, ajustar su número a nuestra capacidad de oferta y centrarnos en ellas. De esta forma podremos manejarlas mejor, obtener mejores condiciones de compra y mejorar nuestra capacidad de venta.

Muy a menudo tenemos en las clínicas las categorías y productos que “hemos tenido toda la vida” y eso nos nubla la vista a la hora de analizar, investigar y conocer lo que el mercado ofrece.

Recomiendo a los responsables comerciales de las clínicas veterinarias que estén atentos a lo que el mercado ofrece y se abran a incorporar nuevas categorías y productos o bien a sustituir las que ya tienen por otras que aporten valor a su negocio.

3.- Gestión de compras y stock

No nos olvidemos nunca de esta máxima: “el stock cuesta dinero”. Incrementar el stock de la clínica puede implicar que debamos acudir a financiación y obliga a aumentar el ritmo de ventas.Todo apunta que nos acercamos a una posible recesión y eso significaría menores ventas. Además, esta reducción de las ventas llevaría a una posible reducción del coste de los productos. Por lo tanto, prudencia con las compras ya que, si incrementamos sin control nuestro stock y en breve las ventas bajan y también el precio de los productos, tendremos un serio problema.

Mi consejo es que en la clínica haya un responsable de compras que, semanalmente, revise el inventario y realice los pedidos a los proveedores quienes, por otro lado, deben garantizar disponer de stock y servir de forma rápida y eficiente. Para mí, servir de forma rápida es en 24/48h. Si la clínica exige a sus proveedores entregas de pedidos en menos de 24h creo que es la clínica quien tiene un problema de gestión de stock y traslada a sus proveedores su incapacidad de gestión de este.

4.- Gestión de costes financieros

Yo no soy financiero es por ello por lo que no voy a extenderme en este punto. Simplemente recomiendo a los responsables de las finanzas de la clínica que revisen los costes de la financiación externa ya que actualmente, y a diferencia de los últimos años, dicho coste ya no es “0”. Por lo tanto, deberemos valorar el optimizar más nuestros propios recursos financieros y para ello la solución viene más desde el punto de vista de gestión de la propia empresa con sus clientes (cobros), sus proveedores (costes y pagos) antes de recurrir a productos financieros externos.

Ahora bien, si después de optimizar nuestros propios recursos nos vemos en la necesidad de tirar de financiación bancaria, analicemos sistemas de financiación de cobros (crédito para nuestros clientes) y de pagos (línea de crédito).

Atentos al blog, en unos días, la 2ª parte de este artículo.