3 claves para una comunicación eficaz en la empresa

Evitar que los rumores y los cotilleos contaminen el estado de ánimo en el trabajo y afecten a la productividad depende, en gran parte, de decir las cosas claras. Los directivos no deben tener miedo a comunicar con claridad y con detalle. De esta forma conseguirán sortear problemas futuros y favorecerán que su equipo se centre en el trabajo.

Jordi Gimeno (9/1/2013).

Los directivos deben trabajar para que los comentarios en la máquina de café o aquellos procedentes de los empleados que se jactan de tener información de primera mano, no sean las vías de información de las que disponen los trabajadores. Si esas son las únicas vías para saber qué está sucediendo en el trabajo, algo no funciona bien en la empresa. Los chismes nunca son buenos y, si se adueñan de un ambiente laboral, pueden llegar a ser nefastos para una organización. Decir las cosas claras y por las vías adecuadas caracteriza a las compañías transparentes, algo de lo que no pueden presumir aquellas que fomentan el cotilleo.

Por experiencia propia puedo decir que una de las mejores formas de huir de la rumorología y gestionar la comunicación en las organizaciones de forma correcta es informar de manera que el receptor entienda y comprenda lo que se está diciendo y las consecuencias de esa comunicación, es decir, el qué pasará. Eso es totalmente diferente a ser muy transparente. El equilibrio se alcanzará cuando el emisor haga el esfuerzo de adecuar el mensaje con hechos y acciones en el entorno laboral.

El escenario en el que se mueven los profesionales es complejo –a la incertidumbre laboral se suma el temor a perder el puesto de trabajo–, y si además los jefes y los mandos no son francos con sus empleados, las cosas se complican aún más. Por lo tanto, apuntemos tres recomendaciones para que la información fluya en la empresa:

– Tratar a los profesionales como lo que son, profesionales. A menudo se oculta información por temor al qué dirán, lo que esconde una actitud paternalista que no beneficia a nadie. Todo ser humano necesita manejar información y si no se dispone de ella, en muchos casos, se inventa y se extiende la rumorología. Esto no beneficia absolutamente a nadie e incluso puede ser nociva tanto para el personal como para toda la organización. Tengamos en cuenta que los rumores son peores que la realidad.

– Comunicar a través de todos los canales y no olvidar nunca las conversaciones cara a cara. En los últimos años el email y la intranet se han impuesto como sistema de comunicación interna. Son muy buenas vías de comunicación pero recomiendo que no se pierda la comunicación oral cara a cara, de forma individual o colectiva, según la situación lo exija. La comunicación escrita es fría y puede llevar a distintas interpretaciones además, ante noticias negativas, puede ser vista por los empleados como una huida hacia adelante de los directivos.

– Fomenta la colaboración entre los equipos y comparte la información de lo que cada uno hace. A veces, los conflictos surgen por falta de conocimiento e interpretación. El no saber qué hace un departamento o un empleado concreto puede levantar recelos y rumores. La intercomunicación departamental es fundamental para la salud mental y el buen funcionamiento interno. Si sabemos qué objetivos y misión tiene cada uno será mucho más fácil que se entiendan sus problemas y se puedan buscar vías de solución entre todos.

Los directivos deben ser francos ya que de lo contrario el ambiente laboral se deteriora gravemente. Ahora bien, debemos tener en cuenta que un exceso de transparencia puede ser también nocivo para la empresa. Así es que antes de comunicar debemos analizar las posibles consecuencias de dicha comunicación y, dentro de la honestidad y la información veraz, elegir la forma más adecuada para que las consecuencias sean lo menos nocivas posibles (en el caso de tratarse de noticias negativas, claro está).

En mi experiencia de directivo he sufrido personalmente la falta de información y la información confusa y sesgada. Eso me ha causado ansiedad y distracción. Es por ello que yo siempre he intentado (espero haberlo conseguido en la mayoría de las ocasiones) ser claro y conciso con mis subordinados incluso si las noticias no son agradables. Esto me ha funcionado y creo que los receptores de mi comunicación lo han agradecido.