Comunicación escrita ante un problema laboral

El primer paso para la solución de un problema no es otro que el reconocer que hay un problema. Esto no es fácil en las relaciones personales porque, por lo general, a nadie nos gusta el “mal rollo” entre compañeros. Cuando afrontamos un conflicto laboral lo preferible es hacerlo en persona, cada a cara con el “afectado”. Cuando tenemos una conversación con alguien, sea en el tono que sea, lo que decimos no queda registrado (salvo que alguien lleve grabadora) y cierto es que las palabras se las lleva el viento. Por lo tanto, es muy importante que, terminada la conversación, te comuniques por escrito con el empleado mediante un documento que resuma lo más importante de lo hablado. De esta forma:

• Expones claramente el problema que estás abordando con el empleado.
• Dejas claro lo sucedido y la intención de resolución.
• Cuentas con un historial que pueda ayudarte a resolver problemas futuros.

No hace falta ser un escritor de prestigio para redactar de forma acertada. Sin embargo, hay que mantener las formas, ser rigurosos y claros para que la comunicación sea todo lo fluida y efectiva que necesitamos. A continuación, te doy algunas pautas que te pueden ayudar.

1. La ira no es buena compañera de redacción

Del mismo modo que no es recomendable hablar con un empleado cuando estamos enojados, tampoco es conveniente escribir. Deja pasar las horas (y si es necesario, los días) para crear un texto lo más objetivo posible, en el que no se mezclen sentimientos y emociones. El documento que quieres escribir no es un exabrupto ni un desahogo. ¡Nada de eso!

De hecho, si necesitas vaciar toda tu ira, crea un documento: escribe a tu aire, sin limitaciones de ningún tipo. Luego, tíralo a la papelera. Guárdalo si quieres, pero jamás lo envíes. La escritura te habrá ayudado en el propósito de desahogo y ya. En cuanto estés tranquilo, pasaremos a redactar el documento que en este artículo me gustaría ayudarte a elaborar.

2. Documenta y estructura el texto

Antes de plasmar el texto, estructúralo:

• Exposición del problema y documentación de este.
• Desarrollo de los inconvenientes o repercusiones originados por el problema.
• Solución propuesta o que se adoptará de forma pactada o unilateral.

A la hora de describir el problema hay que ofrecer al empleado un registro de todo aquello que ha influido en el asunto. Nos referimos a informes, hechos, horas y fechas concretas. No hay que divagar ni hacer apreciaciones personales, sino ceñirse a lo que ha pasado y hablar únicamente de ello.

Está claro que la documentación a aportar serán los fichajes registrados por nuestro sistema de control horario y nunca deberemos hacer apreciaciones del tipo: Juan es un irresponsable y un vago. También podríamos aportar, si las hay, las quejas de aquellos clientes que no se han sentido bien tratados por Juan o de otros empleados que han sufrido sus actos y comentarios, digamos, “poco acertados”.

3. El documento debe ajustarse totalmente a la política de empresa

Es muy habitual que, después de haberle advertido en repetidas ocasiones, un trabajador piense que le tenemos manía o que vamos a por él. Intenta que nada de eso pueda desprenderse del texto que redactas. En el documento que le hagas llegar, la política de empresa siempre tiene que ir por delante. Cita directamente los artículos del código disciplinario de la empresa y, si es posible, aporta una copia de este. De este modo, no tendrá excusa para ratificar que, en efecto, ha incumplido de manera objetiva las normas de la empresa.

4. Introduce en el texto con propuestas reales de mejora

Una vez expuesto el problema, vayamos a por las propuestas de mejora, que merecen un espacio generoso en tu texto y aunque hayas sido claro y certero en los anteriores apartados, aquí tienes que esforzarte por serlo al máximo. ¿Qué te recomendamos?

• Establecer claramente en qué se espera que esa persona mejore o cambie de actitud.
• Desarrollar por puntos por qué se valorará especialmente que así lo haga.
• Dejar muy claras cuáles serán las consecuencias de no mejorar o cambiar.

Esto significa que, si hay que hablar de despido, se hace. Lo más importante es que al empleado no le queden dudas sobre qué hacer y qué no hacer y persista en una actitud de pasotismo o se produzcan malentendidos por no habernos comunicado lo suficientemente claro por escrito.

5. Entrega la comunicación en persona

En cuanto tengas elaborado el documento escrito, te recomiendo entregarlo en persona y con un testigo que pueda confirmar que la reunión se ha llevado a cabo. Es fundamental que elabores dos copias del documento redactado: una para la empresa y una para el empleado, y que estas se firmen en una fecha concreta.

En tu discurso, lo más recomendable es que verbalices aquello que has expresado por escrito, para así poder responder a cualquier duda por parte del empleado. Ten a mano toda la documentación que te sirva para contrastar tus argumentos ante sus objeciones. Crea un clima de calma, favorable y de diálogo para llegar a una solución positiva para ambas partes. Es la clave que complementará tu buena comunicación por escrito.

Comentario: tómate tu tiempo, sin pasarte. Revisa el texto tantas veces sea necesario hasta que estés convencido al 100% de que es el definitivo. Y, muy importante, transmite calma y convencimiento en tus actos y palabras.

(*) Artículo de revisión